Come scegliere un’agenzia di Presentation Design

Devi realizzare una presentazione molto importante ed hai capito che è giunto il momento di rivolgersi ad un’agenzia di presentation design per farti supportare.

It could be a presentation for an important corporate event, a new corporate PowerPoint template, a company presentation makeover, a project presentation or even a pitch to introduce your startup to investors. 

Potremmo menzionare innumerevoli altri casi.

Ce ne sono infiniti e sai perché?

Perché se stai realizzando una presentazione significa che hai qualcosa di veramente importante da dire.

Devi fare in modo che la tua idea arrivi al pubblico in maniera chiara e resti impressa in maniera indelebile.

In breve, si tratta di una presentazione che non vuoi e non puoi permetterti di fallire.

Ecco perché ci troviamo qui a valutare insieme come scegliere un’agenzia di Presentation Design.

Probabilmente hai fatto delle ricerche su Google ed hai trovato diverse alternative ma sulla base di cosa dovresti fare la tua valutazione?

Si, potresti scegliere quella che ha il portfolio che ti piace di più, ma se ci pensi bene, staresti valutando la grafica e quindi scegliendo di pancia. Non lamentarti poi se ti trovi in difficoltà una volta partito il progetto.

Quindi, come si valuta un’agenzia di presentation design?

Il servizio di presentation design è molto diverso da qualsiasi altro servizio di comunicazione o design

Prima di tutto dobbiamo chiarire una differenza fondamentale tra un servizio di presentation design e tutti gli altri servizi di comunicazione, design  e marketing.

When you’re looking for an agency that can support you in creating an effective presentation, you’re looking for a very specific skill set.

In che senso Maurizio?

Ti spiego.

A common mistake is thinking that, in order to realize an effective presentation, all you need is someone who can nicely layout your content, line it up, choose the right images and colors and that’s it.

Ecco la ricetta perfetta per una presentazione che non lascerà il segno e sarà presto dimenticata.

Non voglio sapere poi quanto ti potrebbe costare.

Sai quante volte mi sono trovato a ripensare presentazioni fatte da grafici e agenzie di comunicazione?

Addirittura pensa che mi trovo a lavorare in partnership con agenzie di comunicazione che mi affidano la realizzazione delle presentazioni dei loro clienti.

Perché, non potrebbero farsele da soli?

Ed ecco il punto!

Making an effective presentation is much more than just putting it on the page – it requires you to first read and understand its content.

Infatti, per realizzare una presentazione efficace, prima del design devi focalizzarti sulla strategia comunicativa e realizzare una storyline potente che risuoni davvero con la tua audience.

Quando analizzo una presentazione, prima di tutto butto via le slide e mi concentro sul pubblico che voglio colpire.

Passo il mio tempo a studiare le persone che il relatore avrà davanti e cerco l’angolo più interessante per comunicare il suo contenuto al meglio.

Only after this in-depth analysis I begin to write the most effective communication script using storytelling techniques for business.

Perché per il business Maurizio?

Mainly because I deal with business presentations and fundraising.

In pratica non hai ancora parlato di PowerPoint.

Esattamente!

Al momento ho fatto un lavoro di strategia che richiede una profonda comprensione del contenuto, che alle volte può essere anche molto tecnico ed utilizzare un vocabolario specifico del settore riferimento.

Imagine if you were creating a presentation on logistics and manufacturing in the FMCG world, or if you were presenting data for a large pharmaceutical company, or if you were presenting an entrepreneurial project for the purpose of getting funded, etc.

Una persona che si occupa di business potrebbe avere la flessibilità e le competenze per comprendere il contenuto ma un grafico si troverebbe proprio al di fuori della sua comfort zone.

Il grafico è un esperto nel visualizzare delle idee, nel trovare i giusti bilanciamenti ed accoppiarli allo stile migliore, ma di business, solitamente, ne sa poco o niente.

Inoltre, hai bisogno di analizzare l’audience e progettare una storyline efficace e quindi ti serve una vera e propria strategia comunicativa, altra competenza che esula dalle abilità di un designer.

In ultimo, ma non meno importante, i designer non sanno e non vogliono lavorare con PowerPoint poiché lo ritengono uno strumento troppo basilare.

In effetti è molto più semplice di Illustrator o Indesign, ma nasce per esserlo ed è infatti molto più accessibile al grande pubblico, per questo si trova ad essere utilizzato da chiunque non abbia competenze tecniche e praticamente dalla maggior parte di aziende in tutto il mondo.

Ok Maurizio, pero una persona di business non ha ne le competenze grafiche o comunicative per visualizzare le mie idee ne per progettare una storyline efficace dopo aver analizzato il pubblico.

Queste sono competenze specifiche.

Esattamente!

Infatti, non le troverai in un’agenzia di design e non le troverai in un’agenzia di comunicazione.

Ti serve un’agenzia specializzata in presentazioni efficaci che abbia al suo interno questo mix di competenze e tanta, tanta esperienza in tal senso.

Ora che è chiaro che tipo di agenzia stai cercando, escluse le tradizionali agenzie di grafica e comunicazione, vediamo cosa valutare nella scelta di un’agenzia di presentation design.

Team variegato da business a presentation designer

Per coprire questo ampio ventaglio di competenze, in un’agenzia di presentation design dovresti trovare un team variegato fatto di profili diversi, in parte business ed in parte design.

La magia di un’agenzia di presentation design è quella di riuscire ad orchestrare la delicata interazione tra questi due mondi cosi lontani fra loro.

In MLC Presentation Design Consulting ad esempio, abbiamo un team molto variegato fatto di designer ed ingegneri provenienti da mondi tecnici e di business.

Inoltre, tutti i nostri designer sono specializzati nell’utilizzo avanzato di PowerPoint, perché il nostro deliverable finale sarà sempre un file PowerPoint.

Ma Maurizio, cosi facendo i clienti potrebbero poi aggiornarselo da soli e non tornare più da voi, ci hai pensato?

Certamente!

Anzi, è proprio quello che speriamo.

Io voglio che i clienti siano nelle condizioni di poter evolvere autonomamente la presentazione PowerPoint che realizziamo per loro.

In questo modo, ogni presentazione che il team MLC realizza diventa un insieme di layout che possono considerarsi dei veri e propri asset riutilizzabili in infinite future occasioni.

That’s why we often create modular business presentations consisting of parts that can be displayed or not, depending on the specific case.

Una presentazione efficace richiede un approccio strategico

Okay, once you’ve verified that the presentation design agency’s team includes both business and design profiles, you need to figure out if there is a strategic component as well.

Maurizio, cosa intendi per strategia nelle presentazioni?

Ogni presentazione efficace dovrebbe partire da una profonda comprensione di: obiettivo, audience e resistenze.

I won’t go into detail in this article, but if you’d like to learn more about the strategic approach behind the methodology, I’ve published: Lean Presentation Design. I invite you to check out this article – Business Presentation: the Ultimate Guide to Creating a Modular, Effective Presentation.

In sintesi, io credo che prima di mettere le mani al PowerPoint bisogna studiare l’audience e progettare la storyline fino ad avere un vero e proprio script.

To do this, at MLC Presentation Design Consulting, we use a proprietary tool published in the Lean Presentation Design: How to Create an Effective Presentation in the Blink of an Eye.

This template is called: Lean Presentation Strategy Canvas

Quindi, prima di tutto si lavora alla strategia e poi si ragiona sulla parte di visualizzazione.

Progettare l’esperienza non abbellire le slide

Quando parli con l’agenzia di presentation design, già durante il primo incontro, presta attenzione a come ridisegnano le silde, qual è la loro logica di visualizzazione dei contenuti?

Personalmente ritengo che la base di una presentazione efficace sia una buona progettazione dell’esperienza di interazione a seconda del contesto di riferimento.

Piano Mauri, non ti seguo

Nessun problema, ti faccio un esempio.

Se hai bisogno di supporto per realizzare una presentazione che esporrai dal vivo, ti devi immaginare il contesto di fruizione, ovvero il momento in cui ti troverai a proiettare davanti alla tua audience in presenza o in remoto.

Le due modalità sono esperienze molto diverse e vanno trattate con tecniche di progettazione ad hoc, ma per chiarirti le idee, puoi immaginare che quando fai una presentazione in presenza e ti trovi di fianco al tuo schermo, il tuo pubblico interagirà un po’con te ed un po’ con le tue slide.

Semplicemente, le persone di guarderanno mentre parli e dirotteranno il loro sguardo sulle slide ogni volta che passerai alla slide successiva.

Da quel momento in poi, dopo aver rapidamente catturato il messaggio, torneranno con gli occhi da te.

Queste sono dinamiche basilari di interazione che incidono significativamente sulla fruibilità della presentazione e devono quindi essere prese in considerazione nelle scelte grafico stilistiche di ogni slide del PowerPoint.

In an online presentation, these dynamics are actually different. If you’re curious about them, I recommend reading Online Presentation: The Ultimate Guide

Quindi, l’agenzia di presentation design con cui stai parlando, progetta l’esperienza oppure abbellisce le slide?

Project management per presentazioni

Se ti stai rivolgendo ad un’agenzia di presentation design, probabilmente hai poco tempo a disposizione.

Quindi, la gestione delle tempistiche di progetto è fondamentale.

Maurizio, questo mi sembra scontato no?

Per niente!

Nel mondo del business il project management è una disciplina diffusa alla quale siamo tutti sensibili, ma nel mondo dei creativi diventa tutto più fluido ed una gestione imprecisa e destrutturata del processo di realizzazione di una presentazione può mettere a rischio il tuo progetto.

Cosa succede se la presentazione non è pronta per la deadline stabilita?

Vedi, la realizzazione di un progetto di presentazione richiede una pianificazione attenta di ogni step.

Maurizio, mi puoi fare un esempio?

Certamente.In termini generali una presentazione potrebbe seguire la seguente roadmap:

Come vedi ci sono dei momenti in cui l’agenzia avrà bisogno del tuo supporto ed un tuo feedback tempestivo e completo può velocizzare significativamente il processo di realizzazione della presentazione.

Ma non sta a te gestirlo!

L’agenzia deve chiarirti da subito cosa si aspetta da te ed in che momenti in modo che tu ti possa preparare per tempo e fornire il miglior feedback possibile.

Noi, ad esempio, in MLC Presentation Design Consulting abbiamo una persone dedicata che oltre ad agire come unico punto di contatto con te, realizza e condivide la roadmap di progetto chiarendo in maniera precisa quando il team avrà bisogno del tuo contributo e di quale contributo c’è bisogno in ogni momento.

Assicurati che l’agenzia sia davvero in grado di gestire il tuo progetto in maniera strutturata, la creatività non dovrebbe far parte di questa parte di interazione tra te ed il tuo account.

Per offrire un servizio di presentation design efficace serve una specializzazione a parte

As you will have noticed, a presentation design agency is a very unique organization both in terms of its expertise and the way it handles interactions internally and externally.

Maurizio, fai riferimento a quanto detto nei paragrafi precedenti?

Si, intendo dire che ci sono diverse figure professionali, spesso con trascorsi esperienziali diametralmente opposti che interagiscono tra loro in maniera strutturata dando il loro contributo specifico in momenti precisi del processo di realizzazione di una presentazione efficace.

Inoltre, ci sarà una figura addetta alla realizzazione e gestione del progetto che sia vicina al cliente e si raffiguri come unico punto di contatto con te.

Tutto questo implica un grande livello di specializzazione.

In sintesi, io diffiderei da agenzie che fanno un po’ di tutto e mi affiderei a chi, di mestiere, ha scelto di specializzarsi e fare una cosa nel modo migliore.

This is true in general, as far as I’m concerned, but in the case of a presentation design agency, it’s even more important.

Evidente esperienza di settore

Sei arrivato alla fine della riunione in cui hai conosciuto il team dell’agenzia, ti sono state data innumerevoli rassicurazioni e condivisi parecchi esempi di lavori che sono stati svolti nel passato.

Tra il dire ed il fare però, c’è di mezzo il mare!

Look for – and if you can’t find them, ask for them – successful examples of projects done by the presentation design agency in the past.

Sai come si analizza un caso di successo?

Ti spiego, è semplice, seguimi.

In ogni caso o progetto passato devi sempre guardare tre cose:

1. Il bisogno del cliente
2. L’intervento dell’agenzia
3. I risultati ottenuti

Il bisogno del cliente ti serve per capire se l’agenzia ha esperienza nel risolvere problemi simili al tuo. L’intervento ti dà un’idea di cosa aspettarti in risposta al quel tuo bisogno.

I risultati, infine, provano che il tipo di intervento che l’agenzia di presentation design propone è effettivamente risolutivo e te ne mostra la misura.

In the case of MLC Presentation Design Consulting, for example, we’ve converted our portfolio into a detailed collection of a few successful case studies that we feel are representative of our abilities, take a look – MLC Case Studies.

Ogni agenzia ha il suo stile, tu quale cerchi?

Abbiamo lasciato per ultima la parte grafico stilistica è vero.

Non fraintendermi però, non l’ho fatto perché ritengo sia meno importante, anzi ci tengo moltissimo!

Tuttavia, spesso si tende a far prevalere la parte di progettazione grafica a scapito della strategia comunicativa e per questo mi piace fare ordine tra le fasi.

Ciò detto, è chiaro che ogni agenzia di presentation design si distinguerà per il suo stile.

For example, at MLC Presentation Design Consulting, we work with the Lean Presentation Design techniques.

Noi crediamo che una presentazione debba essere essenziale ed elegante, e contenere tutti e soli gli elementi che aggiungono concretamente valore alla comunicazione per l’audience finale.

Tutto il resto per noi è rumore nella comunicazione e spreco di tempo per chi la realizza.

Se ti piace lo stile minimal, potremmo essere noi la scelta giusta, ma se cerchi qualcosa di diverso allora potresti trovare un’agenzia che abbia uno stile più pesante o più simile a quello che cerchi.

I clienti dell’agenzia dicono più di quanto immagini

Un aspetto fondamentale che contraddistingue un’agenzia dall’altra è la capacità di dialogare con una certa tipologia di cliente.

In che senso Maurizio?

Vedi, dialogare con una startup, con un libero professionista  o con una multinazionale, è molto diverso.

Ci sono dinamiche ed esigenze completamente diverse che richiedono una chiara esperienza di settore.

Per questa ragione, quando guardi il porfolio clienti di un’agenzia di presentation design non devi farti abbagliare da quanto siano famosi i loghi dei loro clienti.

Piuttosto concentrati sul capire se l’agenzia è abituata a dialogare con clienti che appartengono alla tua categoria.

Insomma, se lavori per una multinazionale non scegliere un’agenzia che ha sempre lavorato con freelance e piccole aziende, e viceversa.

MLC Presentation Design Consulting, ad esempio, è un’agenzia specializzata in multinazionali come potrai vedere dal nostro portfolio clienti in homepage sul nostro sito.

Disegnare presentazioni vs innovare il mondo delle presentazioni

Il presentation design è un insieme complesso di competenze e, come in tante discipline, c’è chi si improvvisa, chi si limita a studiare e replicare approcci esistenti e chi invece scrive nuovi approcci ed amplia le frontiere della letteratura e delle tecniche esistenti.

Quando valuti un’agenzia di presentation design, assicurati sempre di capire che tipo di organizzazione ti trovi davanti.

Il team MLC realizza presentazioni che noi definiamo Lean.

Significa tutte immagini e poche parole?

No!

Significa che ci concentriamo sulla progettazione di un’esperienza per la nostra audience che ci guida nella scelta minimal di tutte e sole quelle componenti grafico, visive e strategiche che permetteranno al nostro relatore di lasciare il segno.

Noi non ci accontentiamo di portare sul mercato delle tecniche già esistenti ma abbiamo sviluppato un nostro metodo e puntiamo ad evolvere il mondo del presentation design al servizio dei nostri clienti.

Quindi, valuta sempre se un’agenzia sta innovando oppure sta replicando approcci esistenti. Non c’è una scelta più giusta in questo caso, ma se si tratta dell’agenzia che ha fondato l’approccio sarà certamente meglio di una che lo replica.

Conclusioni

Scegliere un’agenzia di presentation design non è un compito facile proprio per via della posta in gioco e del livello di importanza della tua presentazione.

Non puoi permetterti di fallire e devi quindi affidarti con certezza al partner giusto.

Assicurati di trovare un team che sia altamente specializzato in presentation design e che non faccia un po’ di tutto. Non rivolgerti ad agenzie di comunicazione e grafica, cerca un’agenzia di presentation design.

Verifica che sappiano impostare e gestire un progetto in maniera professionale e nel rispetto delle tempistiche.

Chiacchieraci, conoscigli e dopo aver valutato la loro esperienza impara ad affidarti e farti guidare verso la presentazione che ti permetterà di lasciare il segno nella memoria della tua audience.