Creare presentazioni con Copilot in PowerPoint

L’intelligenza artificiale ha cambiato il modo in cui lavoriamo. Molti pensano che si tratti di farsi riscrivere le email o fare qualche traduzione veloce ma, secondo me, stiamo assistendo ad un vero e proprio cambio di paradigma nel modo di lavorare.

Se prima pensavo a come realizzare l’attività oggi penso a come scrivere il miglior prompt possibile per far si che l’AI la realizzi per me.

Dopotutto, siamo tutti consapevoli che, se istruita correttamente, l’intelligenza artificiale farà un lavoro di ottimo livello.

Certo, bisogna sempre rivedere l’output, ma sarà sicuramente un ottimo punto di partenza.

L’AI non perde tempo a riflettere, non ha bisogno di ispirazione, non commette errori di battitura e lavora praticamente in ogni lingua.

Quindi, se riesco a produrre il prompt giusto, ottengo un ottimo risultato e risparmio anche tempo!

È evidente il cambio di paradigma del modo di lavorare che sta avendo un impatto trasversale ben oltre il mondo del business.

Tuttavia, nel lavoro quotidiano il tempo è una risorsa scarsa e sulle presentazioni siamo sempre in ritardo. I dati aggiornati arrivano all’ultimo minuto e ci troviamo spesso ad aggiornare le slide live durante i meeting.

Nei nostri corsi di Lean Presentation Design insegniamo a gestire il tempo e le risorse a disposizione per realizzare presentazioni efficaci nel più breve tempo possibile.

L’intelligenza artificiale è uno strumento prezioso che ci permette di lavorare meglio e decisamente più rapidamente.

Il problema è che non abbiamo il tempo e l’energia mentale da dedicare per capire uno strumento che ci porta a lavorare in maniera diversa da qualsiasi altro strumento prima d’ora.

Ecco perché ho deciso di realizzare questo mini corso su come realizzare presentazioni efficaci con Microsoft Copilot.

Una serie di pillole formative, brevi video, che ti accompagneranno ad evolvere il tuo modo di lavorare, in maniera pratica e divertente.

Visto che parliamo di ottimizzare il tempo, direi di non dilungarci oltre, cominciamo!

Microsoft Copilot Web

Copilot è disponibile sia in versione gratuita tramite interfaccia web, raggiungibile da Bing.com che in versione a pagamento, integrato sul pacchetto Office.

Questa differenza sta creando confusione ed è per questo che ci tengo a fare subito chiarezza.

La versione web di Copilot quindi ti permette di utilizzare ChatGPT PRO gratuitamente ed in un ambiente sicuro protetto da Microsoft.

Essendo poi, integrato in Edge, il browser di Microsoft, per me è diventato uno strumento imprescindibile quando lavoro o semplicemente navigo il web.

Applicazioni di base per Microsoft Copilot Web

Parlando di navigazione web, non possiamo ignorare il modo in cui l’intelligenza artificiale sta cambiando la maniera in cui facciamo ricerche sul web.

Dopotutto, perché fare una ricerca manuale che mi porta a confrontare diversi siti se posso fare una ricerca su Copilot e sarà lui a darmi una sintesi di più fonti arricchita di considerazioni e raccomandazioni?

Quale tra le tre modalità di Copilot web è la migliore? Ti propongo un confronto con un esempio concreto.

Copilot può aiutarti a trovare, generare contenuto valido per le tue presentazioni. Tuttavia, l’utilizzo che mi da maggior soddisfazione è l’elaborazione di informazioni esistenti.

Adesso ti mostrerò come trasformare una storyline creata in chat con Copilot in una vera e propria presentazione PowerPoint, slide per slide!

Mi capita spesso che un mio mentor, un amico o anche un collega mi mandi un video YouTube che desidera io veda.

Avrei piacere ad approfondire ma, soprattutto quando si tratta di video lunghi, non sempre il tempo me lo permette. Mi trovo quindi con una lunga lista di video da vedere che si accumulano tra i miei preferiti.

Se ti dicessi che potresti chiedere all’AI di analizzarli, riassumerli ed estrapolare i punti chiave per te?

Ad oggi, se vuoi elaborare un tuo contenuto con l’AI è fondamentale trasformarlo in un testo. Che il contenuto di partenza sia un audio, un video, una presentazione o altro, se riesci ad estrapolare un testo, potrai facilmente caricarlo in chat su Copilot e sguinzagliare l’intelligenza artificiale.

Applicazioni avanzate per Microsoft Copilot

La parola “prompting” significa letteralmente “dare delle istruzioni”, ed è quello che facciamo quando scriviamo a Copilot ciò che vogliamo faccia per noi.

La qualità della sua risposta è strettamente correlata alla qualità delle istruzioni che gli forniamo.

Saper fare prompting sembra essere un misto tra arte e scienza. Sicuramente, una delle strategie più efficaci è: “iterare”.

Intendo proprio accettare che la prima risposta non sia necessariamente la migliore e che si possa ottenere un risutlato sempre migliore man mano che iteriamo ed affiniamo la nostra richiesta.

Infatti, alle volte il miglior prompt è proprio il risultato di una serie di iterazioni con Copilot, che ci fa capire dove abbiamo sbagliato e ci permette di iterare le istruzioni affinandole di volta in volta.

Nonostante sia un mondo in piena fase di scoperta, ci sono alcune tecniche avanzate che utilizzo spesso nel mio lavoro, che trovo molto utili, e che vorrei condividere con te.

Elaborare file esistenti

Il tab Work di Copilot ti viene attivato nel momento un cui attiverai la sottoscrizione alla versione a pagamento offerta da Microsoft.

Con la versione Work è possibile richiamare in chat dei file condivisi su sharepoint.

Ti basterà aggiungere uno “/” e digitare il nome del file che vuoi elaborare (il file deve essere disponibile su sharepoint chiaramente).

Se vuoi applicare questa tecnica per preparare la tua prossima presentazione, ti consiglio di scaricare il Lean Presentation Strategy Canvas per guidare l’AI verso un risultato ben strutturato.

Copilot in PowerPoint

Tutte le tecniche che hai visto fin ora sono replicabili anche con altri modelli avanzati di intelligenza artificiale (vedi ChatGPT di openAI o Claude di Anthropic).

Copilot, nella versione a pagamento, è integrato in ambiente Office; quindi, potrai interagirci direttamente tramite applicazioni come PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Teams, etc.

Il funzionamento di Copilot e le librerie di prompt a disposizione saranno specifiche del programma in cui si trova.

La versione “app based” ha la peculiarità di offrirti funzioni dedicate ad ogni applicazione ma perde molta flessibilità rispetto alla versione web, quindi è fondamentale imparare come comunicarci al meglio.

Per ottenere il miglior risultato possibile con Copilot in PowerPoint, sfrutta i le librerie di prompt già pronti all’uso.

I prompt sono organizzati in quattro tipologie principali:

• Create
• Edit
• Ask
• Understand

Nei prossimi video entriamo nel merito di ogni categoria.

Cominciamo subito con quelli più entusiasmanti, i prompt “Create”

CREATE

Ora che hai visto come Copilot ti può aiutare a creare slide ed arricchire il tuo PowerPoint, siamo pronti per apprendere la parte di modifica, vediamo i prompt di “Edit”.

Infatti, Copilot è uno strumento fenomenale quando deve agire su contenuti esistenti.

EDIT

La parte di “Ask” serve per innescare le modalità coaching di Copilot, che ti possa aiutare a prendere decisioni migliori o a presentare meglio.

Esploriamo insieme la parte di richiesta, chiedendo a Copilot di identificare per noi i prossimi passi di una presentazione cosi non dovremo leggerla tutta identificando comunque la parte più importante per poter dare un seguito concreto.

ASK

La parte finale è dedicata a tutti quei prompt che ci aiutano a capire a fondo la presentazione senza però doverla leggere tutta.

UNDERSTAND

Avere i prompt organizzati per librerie è molto utile se vuoi cominciare ad utilizzare Copilot da subito, riducendo i tuoi margini di errore. Pensaci, selezionare un prompt pre-esistente mette a luce le potenzialità di Copilot, ti fornisce alcuni spunti da utilizzare e ti evita errori di prompting legati ad un Copilot che non capisce proprio tutto quello che gli scriviamo.

Microsoft non vuole fermarsi a queste 4 categorie principali e cosi ha creato una vera e propria libreria web di prompt che potrai navigare, esplorare e sfruttare per sapere cosa e come chiedere a Copilot.

LIBRERIE DI PROMPT

CONCLUSIONI

Con questo mini corso ho voluto riassumure tutti i concetti chiave che ti permettano di comprendere ed utilizzare l’AI in maniera pratica e produttiva investendo il minor tempo possibile in formazione.

Ci sono diverse versioni di Copilot e tutte possono essere utili a seconda del caso d’uso specifico.

La versione Web è più flessibile di quella app based, e la seconda opera direttamente all’interno delle app, comodissima!

Sono certo che Copilot abbia già implementato dei miglioramenti al momento in cui tu starai fruendo di questo corso, sono convinto che adesso hai tutti gli strumenti per interpretare il cambiamento e stare al passo coi tempi.

Ecco una rapida panoramica di tutti i casi di applicazione che abbiamo esplorato:

Key takeaways

💡Consiglio #1: : Utilizza la funzione di ricerca avanzata di Copilot per risparmiare tempo e ottenere sintesi di alta qualità da diverse fonti online.

💡 Consiglio #2: Sfrutta Copilot per trasformare conversazioni e contorni di testi in presentazioni complete, migliorando significativamente l’efficienza nella creazione di contenuti.

💡 Consiglio #3: Impara a iterare con i prompt per affinare e migliorare le risposte di Copilot, adattando l’output alle tue esigenze specifiche.

💡 Consiglio #4: Integra Copilot nelle tue applicazioni Office quotidiane per sfruttare al massimo le sue capacità di AI nelle tue routine di lavoro, particolarmente in PowerPoint e SharePoint.

💡 Consiglio #5: Naviga e sfrutta la libreria di prompt di Copilot per scoprire nuovi modi di interagire con l’AI, evitando errori comuni e migliorando la qualità delle interazioni.

FAQ(s)

Cos’è Microsoft Copilot e come può aiutare con le presentazioni PowerPoint?

Copilot è un assistente AI avanzato che può aiutare nella creazione, modifica e gestione delle presentazioni PowerPoint, fornendo funzionalità di ricerca, analisi e generazione di contenuti basate sull’intelligenza artificiale.

Come posso utilizzare Copilot per migliorare le mie ricerche sul web?

Copilot può essere utilizzato per condurre ricerche sintetizzate, arricchite da considerazioni e raccomandazioni, collegando più fonti e fornendo un riepilogo completo delle informazioni rilevanti.

Copilot può essere integrato con altre applicazioni di Office?

Sì, Copilot è integrato nel pacchetto Office e può essere utilizzato direttamente in applicazioni come Word, Excel, Outlook e Teams, oltre che in PowerPoint, offrendo un’ampia gamma di funzionalità specifiche per ciascuna applicazione.