Come realizzare presentazioni online che lasciano il segno

Presentazioni online: quando si parla di presentazioni efficaci si pensa spesso alla classica presentazione in cui tu, relatore, sei in piedi davanti ad un’audience a fare il tuo discorso mentre le slide ti scorrono dietro.

Siamo sinceri però, quante volte si tratta veramente di una presentazione di questo tipo?

Sempre più spesso le presentazioni sono documenti condivisi in sessioni di lavoro durante riunioni aziendali ed ancora più spesso vengono direttamente inviate per email senza neanche essere presentate.

Dimmi che non hai mai inviato una presentazione per email perché venisse letta?

Spesso, le presentazioni sono utilizzate come pre-read, ovvero documento di preparazione ad un meeting in cui sarà poi condiviso.

La fine dello storytelling!

C’é un caso pero, sul quale vorrei focalizzare la tua attenzione, ovvero le presentazioni online.

Si, intendo proprio le presentazioni online fatte in video conference.

Sempre più spesso, e soprattutto in questo drammatico periodo che stiamo attraversando per via dell’epidemia da Covid-19 ci troviamo a fare presentazioni online.

Come cambiano le regole del gioco secondo te?

Siamo d’accordo che, rispetto ad una presentazione live il contesto è ben diverso ed è quindi intuitivo pensare che per rendere efficaci le presentazioni online bisognerà fare qualcosa di diverso e, forse, prendere qualche accorgimento in più.

Se le presentazioni dal vivo sono già noiose di per se, in remoto rischiano di essere davvero mortali.

La cosiddetta “morte da PowerPoint” è sempre dietro l’angolo ed ancor più pronta ad agire in video conference.

Prima di lanciarci in una lista di best practice da seguire ti faccio una domanda: che esperienza vive l’audience secondo te?

Sono certo tu abbia già avuto occasione assistere alle presentazioni online, quali sensazioni ricordi? Quali concetti ricordi? C’é qualcosa che ha attirato la tua attenzione e ti è rimasta impressa? Se mi lasci un commento di sotto a questo articolo ne parliamo.

Innanzitutto, le persone non sono nella sala riunioni con te; potrebbero essere a casa con il cane, il gatto o addirittura i bambini che costituiscono delle potenti distrazioni.

Allo stesso modo, potrebbero trovare in un caffè o in un aeroporto.

Insomma, il contesto potrebbe essere facilmente ricco di distrazioni.

Facciamoci due risate per fare il punto con questo video:

Essendo lontani dalla tua vista e da quella degli altri, dietro uno schermo ci sentiamo più protetti e ci manca quella sensazione di pressione dovuta allo sguardo del relatore che si posa su di noi.

In più, per rispetto di chi parla, spesso siamo in “mute”, ovvero il nostro microfono non trasmette, in modo da non inquinare il canale audio e non disturbare il presentatore.

Sapendo che nessuno ci guarda e nessuno ci sente, siamo chiaramente più portati a distrarci, semplicemente perché abbiamo meno limiti.

Tutto questo in un contesto in cui gli strumenti e la tecnologia possono causare delle trasmissioni ritardate con audio e/o video disturbati.

C’é una buona notizia pero!

Con la giusta tecnologia prendere appunti in video conference è meraviglioso.

Immagina di seguire una videconference dal tuo pc, vedere una slide che ti piacerebbe salvare nei tuoi appunti, ti basta fare uno screenshot al volo (Windows + Shift + S), incollarlo su Microsoft OneNote (CTRL + V) e aggiungere i tuoi commenti scrivendo con un ipad ed una apple pencil.  

Dove sta la magia?

Microsoft OneNote si puo’ utilizzare contemporaneamente da PC e da iPad permettendoti un’interazione in tempo reale.

Bello vero?

Vedo sempre più spesso utilizzare questa tecnica, che appoggio moltissimo ma che rischia di introdurre un’ulteriore distrazione dell’audience a distanza.

Se vuoi ottimizzare una presentazione devi essere certo di comprendere a fondo ogni dettaglio dell’esperienza che l’audience vive dall’altra parte dello schermo e questo è solo un esempio.

Non mi stanchero’ mai di dire quanto sia importante mettere l’audience al centro di tutto.

Una volta compreso il contesto in cui l’audience è immersa mentre fai una presentazione online, sarà certamente più facile identificare le best practice che veramente migliorano la resa delle tue presentazioni.

3 dimensioni per rendere efficiente le presentazioni online

Il Lean Presentation Design ci insegna che una presentazione si definisce efficace se 3 le dimensioni fondamentali coesistono in maniera sinergica.

Ho dedicato un intero libro (vedi – Lean Presentation Design) al realizzare presentazioni efficaci curando queste tre dimensioni nel caso in cui tu ti trovi davanti ad un’audience (presentazione classica) o nel caso di una presentazione che ha lo scopo di essere letta.

Ho anche realizzato uno strumento diagnostico per ogni presentazione che agisce su queste tre dimensioni e prende il nome di Presentation Assessment Canvas.

Cosa ci insegna questo modo di pensare quando si tratta delle presentazioni online?

Applichiamo insieme il modello ed analizziamo le 3 dimensioni.

Communication Flow – presenta le presentazioni online con ordine ed in maniera strategica

L’ordine in cui presentiamo le informazioni definisce quella che chiamiamo storyline di una presentazione.

Una storyline ben fatta è fondamentale per catturare e mantenere alta l’attenzione dell’audience.

Se questo è vero dal vivo, sarà ancor più vero in remoto!

Una presentazione da remoto, ha tutte le complessità di una presentazione dal vivo più le sfide di un contesto in cui è veramente facile distrarsi.

Per questa ragione il flusso deve assolutamente essere ottimizzato.

In che modo ottimizzo il flusso delle informazioni? Ci sono due aspetti che devi tenere in considerazione:

1. Contenuti: cosa dire e cosa non dire
2. Flusso comunicativo: cosa dire prima e cosa dire dopo

Quando devi presentare un tuo progetto è sempre difficile escludere delle informazioni perché tutto ti sembra troppo importante per essere tralasciato.

Tuttavia, in una video conference che non potrà durare più di un’ora al massimo dovrai fare una selezione.

Accetta il fatto che non puoi comunicare tutto e che, se anche ci provassi, il risultato sarebbe certamente fallimentare.

Per cui, quali sono i messaggi fondamentali che ti serve comunicare per raggiungere il tuo obiettivo?

Obiettivo, quale obiettivo?

Quando fai una presentazione devi sempre avere in mente quale sia l’obiettivo, ovvero cosa vuoi che le persone facciano, che non avrebbero fatto diversamente, in seguito alla tua presentazione?

Una volta definito l’obiettivo e comprese le ragioni per le quali l’audience dovrebbe resistere (analisi di audience/resistenze) sarai in grado di definire quali informazioni non possono assolutamente mancare.

Quindi, contenuti essenziali e messaggi chiave per raggiungere l’obiettivo.

Ok, ma da dove cominci a presentare questi messaggi?

Parti dalle persone, non partire da te stesso.

Quante volte il relatore parte da se stesso spiegando da quanti anni è nel settore o cerca di creare credibilità spiegando quali sono tutte le evidenze a supporto di una tesi che non ha ancora enunciato?

Prima crea valore e dai alle persone una ragione per ascoltarti, poi condividi le evidenze a supporto.

Non cominciare mai una presentazione parlando di te stesso, parla delle persone alle persone.

Insomma, comincia con una buona analisi dell’audience per definifire i contenuti ed imposta uno storytelling efficace partendo da cio’ che risulta veramente importante per le persone.

The Lean Presentation Strategy Canvas è un ottimo strumento strategico che ti aiuterà in questa direzione.

Io ed il mio team lo utilizziamo per costruire le presentazioni dei nostri clienti tutti i giorni.

Se sei curioso di scoprire in dettaglio come utilizzare questo potente strumento per costruire presentazioni efficaci ti consiglio di dare un’occhiata al mio libro Lean Presentation Design – come creare la presentazione efficace in un batter d’occhio.

Visual contents – slide semplice e pulite, in una parola: Lean

Io credo che il design non sia solo un modo per abbellire ma credo che debba avere un riscontro concreto in termini di efficacia comunicativa.

Il design di una presentazione non è soltanto una questione di allineare degli oggetti su una slide, aggiustare un layout e rendere il tutto più carino.

Design, significa progettare in funzione di uno specifico obiettivo e nel rispetto di vincoli specifici. Come in ogni presentazione, quindi, durante la progettazione devi considerare l’intera esperienza dell’audience e non soltanto la slide.

Avrai quindi un’audience in remoto che guarderà la tua presentazione su un pc o magari su un tablet o addirittura su uno smartphone.

Per questa ragione bisogna disegnare slide facilmente comprensibili al colpo d’occhio, proprio come nel caso delle presentazioni online.

Bisogna avere pero’ un’accortezza in più.

I partecipanti potrebbero distrarsi o perdere la connessione e dover ricollegarsi.

Nel lasso di tempo in cui non seguono la video conference potrebbero perdersi dei pezzi importanti, nel frattempo tu potresti aver cambiato slide ed essere andato avanti con i prossimi concetti.

L’audience, quindi, si ritroverebbe a far fatica per riprendere il filo.

Se non dovessero riuscire in tempo e la fatica risultasse eccessiva, l’audience potrebbe facilmente perdersi d’animo e distrarsi.

Ecco perché è fondamentale disegnare slide leggere che permettano alle persone di orientarsi anche se fossero appena arrivate ed avessero perso la tua spiegazione fino al momento del loro ingresso in conference.

La Duarte spiega che nel mondo delle presentazioni esistono due estremi: documenti e presentazioni

Io raccomando sempre di scegliere chiaramente da che parte stare e lavorare sull’ottimizzazione dell’esperienza.

Per me puoi fare benissimo un documento in PowerPoint basta che sia progettato e disegnato adeguatamente perché massimizzi l’efficacia di un’esperienza di lettura in cui bisogna prendere in considerazione che non ci sarà un relatore a spiegare.

Dove si colloca quindi una presentazione da video conference?

Secondo me si posiziona sempre come una presentazione non autoparlante ma con qualche arricchimento contenustico in più.

Come può una presentazione essere indipendente ma non troppo?

Se fai una presentazione dal vivo, potresti tranquillamente utilizzare slide d’effetto che non significano niente se lasciate da sole.

In questo modo daranno importanza al relatore che sarà l’unico a conoscere il messaggio di ogni slide.

Ecco un esempio concreto:

Se pero’ l’audience dovesser perdere il filo del discorso per qualche tempo e poi tentasse di riprenderlo, slide cosi non sarebbero certamente di grande aiuto.

Cio non implica che tu debba riempire le slide di testo, ti prego!

Ricorda che lo scopo di una presentazione è che l’audience ascolti te, non che legga le tue slide.

Come facciamo allora?

Troviamo un compromesso ed aggiungiamo la quantità di testo minima indispensabile che permetterebbe a chiunque di seguire anche in totale assenza di audio ed allo stesso tempo di ritrovare il messaggio slide per slide anche se si fosse appena connesso.

Ho estremizzato un po’ potresti aggiungere anche un po’ di testo in più ma, a mio avviso, si riesce ad apprezzare già la differenza.

Non esagera col testo pero, disegna slide che passino il messaggio al colpo d’occhio. L’audience non deve mai perdersi a cercare il messaggio mentre tu stai parlando.

Ricorda che durante la presentazione le persone sono esposte a due canali di comunicazione: audio, te che parli, e video, lo schermo.

Da esseri umani, ci viene naturale trovare connessione tra gli stimoli a cui siamo sottoposti e, se non ci riusciamo, diamo di matto.

Quindi, se non vuoi che le persone si distraggano tentando di trovare il collegamento tra quello che stai dicendo e le tue slide, ti consiglio di rendere immediato il collegamento.

Per questa ragione parliamo sempre di slide molto leggere.

In generale vuoi che l’audience si possa ritrovare e magari non soltato sulla singola slide ma nell’intero flusso della presentazione, quindi potresti avvalerti di un navigatore.

Seguimi, ti faccio subito un esempio.

Vedi la slide che segue?

Si tratta di un semplice processo in tre fasi.

Ti puoi quindi aspettare che le slide che seguiranno entreranno nel merito delle tre fasi.

Hai notato il navigatore che richiama l’indice in ogni slide?

Guardalo bene, si trova in alto a sinistra.

Un navigatore permette all’audience di conoscere sempre lo stato di avanzamento della presentazione e di sapersi collocare all’interno del flusso della presentazione.

Public Speaking – concentrati sulla delivery delle presentazioni online

Non pensare ad una persona sul palco che parla a delle altre persone, concentrati invece sul concetto di “delivery” di una presentazione.

Cosa intendo per “delivery”?

Tutto cio’ che riguarda il “fare” la presentazione, il momento in cui la presentazione avviene.

Nel nostro caso, faccio riferimento al momento di video conferenza durante il quale stai facendo la presentazione.

Immagina che stia per iniziare la riunione e tu debba presentare, descriviti.

Si, sto parlando proprio di te.

Sei seduto? Cosa vedi davanti a te? Stai guardando alle persone nello schermo o alla webcam?

Tutte domande fondamentali.

Quando presentiamo siamo abituati a stare in piedi. In questo modo guadagnamo sicurezza e, stando eretti, abbiamo una voce più pulita e decisa.

Inoltre, ci viene più naturale gesticolare (soprattutto a noi italiani ?) e questo aiuta a rendere la comunicazione più naturale e fluida.

Perché allora durante una video conferenza in cui presenti sei seduto?

La risposta è legata al fatto che la tua webcam si trova all’altezza giusta per farti stare seduto ma io ti consiglio di rivalutare il setup.

Spesso, basta inclinarla un po’ verso l’alto ed il problema si risolve.

Inoltre, col fatto che sovente colleghiamo il laptop ad un monitor esterno la webcam si posiziona sulla sommità dello schermo ed abbiamo quindi maggiore flessibilità ed un altezza più adeguata a presentare in piedi.

Io, ad esempio, tengo la webcam sopra il monitor (la mia postazione nella foto che segue)

Cosa vedi davanti a te mentre stai presentando?

Durante le lezioni dell’academy in Lean Presentation Design enfatizzo molto l’importanza di non doversi girare a guardare la slide ogni volta che la mostri all’audience.

Questo perché altrimenti dai l’impressione di non essere preparato e di essere tu a seguire la tua presentazione invece che il contrario, come dovrebbe essere.

Ricordati che la presentazione è un supporto che ti deve supportare ed accompagnare, ma non deve mai prendere il tuo posto.

Durante una presentazione dal vivo, utilizza la modalità slide show di PowerPoint. In questo modo, avrai sempre sott’occhio la prossima slide sul tuo laptop e sarai sempre in grado di anticipare il messaggio.

Questo ti permetterà di essere sempre un passo avanti alla presentazione e fare in modo che siano le slide a seguire te.

Inoltre, cosi facendo, non ti dovrai mai girare a guardare lo schermo, come molti relatori fanno e l’audience si sentirà costantemente al centro della tua attenzione.

Se ti trovi in remoto, devi fare la stessa attenzione. Non puoi aspettare che la slide venga mostrata per sapere cosa commentare, la slide deve seguire il tuo commento.

Cio’ implica la necessita di utilizzare la modalità relatore anche nel caso di presentazioni online.

Quando presento, io tengo sempre il laptop al di sotto dello schermo principale e lo utilizzo per visualizzare la slide che verrà dopo.

In questo modo, mi basterà un colpo d’occhio per vedere la slide successiva e la presentazine fluirà in maniera naturale.

L’audience seguirà la mia voce e vedrà le slide seguire, mai viceversa!

Se mi hai visto presentare, in aula nella tua azienda o magari ad uno dei miei eventi, sai che mi piace utilizzare slide molto snelle e dritte al punto.

Credo sia molto più efficace una silde leggera con un solo messaggio piuttosto che una slide complessa che richieda diversi minuti di commento per comunicare tutti i messaggi contenuti.

Puoi quindi immaginare che le mie presentazioni siano ricche di slide che vanno molto veloci.

Per questa ragione ci tengo ad avere un puntatore reattivo.

In una presentazione da remote devi stare attento a non eccedere con la velocità perché, se ci sono problemi di connessione, rischierai che le slide non riescano a tenere un passo troppo veloce.

Per cui, benché io sia a favore di più slide, più leggere che scorrono rapidamente, durante una video conference, bisogna trovare un compromesso.

Mantieni le slide leggere ma stai attento alla velocità con cui le scorri.

Cosa vedranno le persone quindi?

Le persone dovrebbero vedere te che presenti e le tue slide.

Perché è importante che vedano entrambi?

Proprio per fare in modo che sembri naturale e crei il maggior coinvolgimento possibile facendo percepire la tua presenza.

Aiutali ad immaginarti li con loro anche se sei dietro uno schermo.

Abbiamo definito cosa vogliamo che guardi la tua audience, ma cosa dovresti guardare tu?

Durante la video conference avrai davanti la schermata della video conferenza in cui sono riquadrati i volti dei partecipanti.

Siccome siamo abituati a guardare le persone negli occhi, ti verrà naturale guardare le persone nei loro rispettivi riquadri.

Sarà pure naturale, ma ti sei chiesto cosa vedranno gli altri e come ti percepiranno?

Se non guarderai dritto nell’occhietto della webcam le persone avranno vedranno che non stai guardando loro e si sentiranno meno coinvolte.

Pensaci per un attimo.

Quando ti trovi a presentare in aula devi dividere lo sguardo tra i partecipanti cercando di essere dinamico e non escludere nessuno, in remoto ti basta fissare la webcam per guardarli tutti negli occhi, non è incredibile?

Ciononostante, mi rendo conto che sia veramente poco naturale guardare dentro una camera e parlare mentre avrai la sensazione che tutti gli altri ti stiano guardando dal loro riquadro in schermata.

Ti devi sforzare, guarda in camera e farai sentire tutti più coinvolti.

Lo stesso vale in senso opposto, anche tu farai fatica a percepire empaticamente la tua audience da dietro lo schermo.

Quando fai una presentazione dal vivo, la tua performance, è influenzata dalla reazione delle persone.

Alle volte capita che un’aula ti sembri poco coinvolta e quindi cominci a sforzarti di più, oppure vedi che l’aula sta reagendo bene e allora ne approfitti per valorizzare i momenti di interazione, ti rilassi e la tua performance migliora.

Tutto questo in remoto non è possibile alla stessa maniera.

Innanzitutto, vedrai delle persone che stanno guardando te negli occhi e quindi non guarderanno la webcam, per cui ti sembreranno tutti distratti.

In secondo luogo, non è facile percepire le persone da dietro uno schermo.

Quindi, a meno di comportamenti evidenti in cui le persone spengano il video o si mostrino a giocare con lo smartphone, ti direi di non temere e concentrarti sulla tua performance con lo sguardo fisso sulla webcam.

Make Your Next Remote Presentation a Big Win

Per rendere efficace ogni presentazione bisogna analizzare tre dimensioni: public speaking / delivery, contenuti visivi / design, communication flow / storyline.

Le presentazioni online non fanno eccezione.

Ci sono pero’ delle accortezze legate al tipo di contesto che vanno prese.

Presenta sempre in piedi e tieni sott’occhio la modalità relatore. Guarda nella webcam e fa sentire l’audience al centro dell’attenzione.

Utilizza slide semplice e pulite ma non esitare ad aggiungere un po’ di contenuto finché chiarisca il messaggio e permetta sempre all’audience di ritrovarsi anche nel caso in cui si interrompesse la connessione per qualche istante.

Abbi una storyline solida che parta dalle persone e ti permetta di filtrare tutti e soli quei messaggi che veramente ti servono per portare l’audience ad agire.

Scarica subito il PDF!