Template PowerPoint aziendale: perché non piace e come farlo funzionare  

Perché il template PowerPoint aziendale non funziona e come farlo funzionare? Hai appena cambiato lavoro e ti viene affidato il compito di realizzare una presentazione sulla vision della tua azienda in merito alla digital transformation.

Prendi carta e penna per buttare giu le idee, raccogli le informazioni e realizzi uno script in cui parli di come le persone siano driver del cambiamento e siano molto più veloci delle aziende.

Hai finalmente raccolto tutte le informazioni, adesso è il momento di metterle in forma per renderle presentabili ai tuoi superiori.

Apri un PowerPoint e lo trovi vuoto, con il template di base di Windows pronto per essere utilizzato.

Inserici il titolo, aggiungi un sottotitolo:

Adesso ti accingi a realizzare la prima slide di contenuto.

Fermati subito!

Non starai dimenticando qualcosa?

Secondo me si.

Pensaci bene.

Non è soltanto il logo dell’azienda per cui lavori, c’é qualcosa di più ma, se ci hai pensato, sei sulla giusta strada.

Di cosa sto parlando?

Del branding della presentazione!

Ci saranno migliaia di altri manager che realizzano presentazioni da anni, pensa che confusione se ognuno disegnasse liberamente senza rispettare le brand guideline?

Cosa sono le brand guideline?

Ogni azienda strutturata ha un dipartimento marketing e comunicazione che si occupa di gettare le basi di come il brand debba essere declinato in maniera coerente nei supporti per la comunicazione.

In questo caso, per esempio, nelle tue presentazioni. La presentazione sulla quale stai lavorando è la presentazione di vision 2019 di Accenture sulla digital transformation.

Guarda come si presenta online.

Vedi che c’é coerenza visiva tra le slide?

Converrai con me che sia coerente, giusto?

Solitamente in azienda le brand guideline vengono definite all’interno di un brand book, ovvero un mega file PDF che ti dice come devono essere usati i loghi, i colori, i font, ecc.

Nel concreto, per facilitare la realizzazione di presentazioni efficaci tutto cio’ si concretizza in un PowerPoint corporate template.

Ecco il tuo primo alleato: il template PowerPoint aziendale.

Solitamente il template include una serie di layout pronti per essere utilizzati, uno scheletro generale applicato ad ogni layout e spesso contenuto nel tema all’interno dello slide master e, nei casi di template più evoluti, un set di asset grafici (icone, loghi, mappe, bandierine, ecc…)

Proviamo ad utilizzare un corporate PowerPoint template (che ho ricreato per questo esempio) per ridisegnare le tue slide.

La slide principale ha un titolo ed un sottotitolo per cui, sfoglia i layout a disposizione nel corporate template e cerca una copertina.

Inserisci titolo e sottotitolo nei campi già pronti all’uso.

Per completare il layout ti manca riempire il placeholder immagine in modo da dargli uno sfondo d’impatto.

Puoi cercare immagini online ma per essere certo di trovarla rapidamente, gratuita ed in alta risoluzione ti consiglio di utilizzare MLC PowerPoint Addin.

Apri il pannello delle immagini e scegline una che sia in linea rispetto al significato che vuoi trasmettere.

La slide è pronta!

Guarda la differenza tra il lavoro svolto senza ausilio del template e quello con il template.

Ti rendi conto di quanto tempo risparmi mentre ottieni risultati qualitativamente superiori?

Un buon corporate template permette di realizzare presentazioni coerenti, in linea con le brand guideline, ottenendo slide di qualità in poco tempo.

Sai perché?

Semplice!

Perché ti risparmia il tempo e l’abilità di dover visualizzare un contenuto e creare un layout. Infatti, chi lo ha disegnato ci ha già pensato per te e ti basterà utilizzare il lavoro già svolto da altri.

SEMBRA FANTASTICO AVERE UN CORPORATE POWERPOINT TEMPLATE, VERO?

Peccato che nella maggior parte dei casi i corporate template vengono vissuti come vincolo più che opportunità.

In che senso?

Il corporate PowerPoint template è uno sturmento che genera efficienza a valle di una significativa standardizzazione della scelta dei layout disponibili.

Tuttavia, è impossibile per chi lo disegna prevedere tutti i casi d’uso possibili di cui gli utilizzatori necessiteranno. Ti è mai capitato di lavorare con un PowerPoint template che non ha mai il layout che ti serve?

Standardizzare significa anche ingessare le alternative in modo da generare efficienza.

Tuttavia, cio non deve risultare un vincolo per te che devi realizzare presentazioni efficaci in breve tempo.

L’errore nasce dal fatto che spesso i PowerPoint template vengono realizzati dall’agenzia grafica e calati dall’alto sulla popolazione aziendale senza prendere in considerazione le vere necessità ed il modo di lavorare degli utenti (approccio top down).

IL TEMPLATE POWERPOINT AZIENDALE FALLISCE PRINCIPALMENTE PER 2 RAGIONI:

1. Le agenzie grafiche li sviluppano top down senza prendere in considerazione i reali casi d’uso delle presentazioni in azienda;
2. Gli utilizzatori non sono formati nell’uso complementare dello slide master PowerPoint.

Se devi far realizzare un nuovo PowerPoint template per la tua azienda, impara a scegliere un’agenzia che sia davvero in ascolto e comprenda le necessità della tua audience.

Come fare? Lo capisci subito, nel momento in cui commissioni il lavoro.

Infatti, credo che l’approccio più giusto parta dall’analisi dei bisogni (approccio bottom up) e non dall’applicazione delle brand guideline ad un generico file PowerPoint.

Quando un’agenzia deve realizzare un corporate template la prima cosa che dovrebbe chiedere è l’accesso alle presentazioni più ricorrenti sulle quali l’azienda lavora.

In questo modo è possibile analizzare la tipologia di informazioni ed il modo in cui vengono comunicate. Una volta raccolte le slide simili si procede alla realizzazione dei layout di riferimento che ne ottimizzano l’efficacia grafica e comunicativa.

Vedi che cosi facendo parti dai bisogni reali degli utilizzatori?

Cio farà in modo che, quando gli utilizzatori si troveranno a dover scegliere un layout per realizzare la propria presentazione si orienteranno e troveranno esattamente cio che gli serve o quasi…

Quasi, esattamente!

Nonostante ci si possa avvicinare grazie ad un approccio bottom up, devi sempre tenere presente che ci sarà il caso non previsto nel PowerPoint template.

Se ad esempio ti sei fatto realizzare la slide di agenda con 6 punti ma a te ne servono 5 e quel layout non è presente nel template starà a te crearlo.

Cioé, crearlo da zero? Assolutamente no!

Questo è proprio il momento per sfruttare il lavoro svolto dalla tua agenzia per risparmiare tempo e creatività.

Immagina di lavorare ad una nuova presentazione e di dover creare un’agenda da 5 punti. Nel PowerPoint template aziendale hai soltanto l’agenda da 6 punti (come mostrato in figura).

Se provi a selezionare il numero 6 per cancellarlo, non ci riuscirai.

Selezionerai il placeholder di testo ma il 6 resterà fisso.

Perché?

Solitamente non ce lo chiediamo il perché e procediamo con la classica tecnica della pezza bianca. Ovvero, copriamo il 6 con una forma rettangolare bianca e facciamo finta che non sia mai esistita.

Se hai fatto questa cosa almeno una volta nella vita, stai tranquillo, non sei il solo.

Tuttavia, vorrei che tu capissi e conoscessi PowerPoint da ora in poi e utilizzi al meglio questo strumento per estendere ed evolvere le applicazioni dei modelli PowerPoint.

Come? Semplice, ti spiego.

Il PowerPoint template è disegnato nello slide master della presentazione. Se non sai di cosa sto parlando vai subito a leggere la guida che ho scritto allo Slide master PowerPoint: la guida cimpleta per usarlo al meglio.

Una volta padroneggiato lo strumento, il passaggio è abbastanza semplice.

Entri nel master, identifichi il layout dell’agenda e, da questa schermata, elimini placeholder e casella di testo del gruppo 6.

Adesso, uscendo dallo slide master potrai compilare la tua nuova slide di agenda con 5 punti.

Attenzione!

Quando lavori su un PowerPoint template aziendale devi stare attento a non cancellare o rovinare layout ufficialmente approvati.

Per questo motivo prima di fare qualsiasi modifica a layout esistenti e personalizzarli, secono le tue esigenze, ti consiglio di duplicare il layout esistente che vuoi modificare ed applicare le mofiche alla sua copia.

In questo modo il PowerPoint template che l’agenzia ti realizzerà non sarà più un punto di arrivo per le presentazioni efficaci ma un punto di partenza che la popolazione sarà in grado di evolvere in maniera coerente, nel rispetto delle brand guideline ed a seconda delle proprie esigenze.

Potrai chiedere all’agenzia un intervento semestrale di rimessa in forma ed allineamento delle nuove alternative che si saranno create.

Quindi un PowerPoint template è una raccolta di layout di partenza sui quali gli utilizzatori possono lavorare per costruire le loro presentazioni.

C’é di più.

Infatti, un buon PowerPoint template, a mio avviso, dovrebbe includere anche una serie di asset grafici funzionali alla realizzazione delle presentazioni.

Di cosa sto parlando?

Ad esempio di set di icone vettoriali, bandierine, mappe vettoriali ecc.

Per le icone, ad esempio, a me piace sempre includere delle icone che ritengo significative per gli utilizzatori futuri del template che sto sviluppando.

Quindi, alla fine del PowerPoint includo sempre una slide con una selezione di icone vettoriali pronte all’uso.

Puoi anche arricchirlo ed aumentare le icone o sceglierne delle altre che ritieni più significative.

Ti consiglio di leggere la Guida completa all’utilizzo delle icone in PowerPoint che ho scritto.

Immaginando di sviluppare questa slide per la presentazione di Accenture che abbiamo preso ad esempio potremmo avere quanto segue in figura.

Proviamo quindi ad utilizzare il corporate template immaginato per loro per risolvere la slide che hai costruito all’inizio di questo articolo.

Come vedi, si tratta di un elenco puntato con 4 punti ed almeno tre livelli di lettura, ovvero: il titolo della slide, il titolo del punto elenco e la sua descrizione.

Questo tipo di slide sono abbastanza ricorrenti nelle presentazioni aziendali, per cui, possiamo supporre che, durante la fase di analisi, l’agenzia gli avesse sviluppato un layout come quello mostrato in figura.

Ti basterà copiare le informazioni più significative dalla slide che hai realizzato a questo corporate layout.

Vogliamo davvero paragonare la slide di partenza e quella ottenuta a seguito dell’applicazione del PowerPoint template aziendale?

Non c’é paragone!

La cosa più incredibile pero è il tempo che ti serve per realizzare slide cosi efficaci. Ti basta veramente pochissimo perché i layout sono già stati predisposti per te all’interno del PowerPoint template.

CONCLUSIONI

Quindi come si crea un PowerPoint template aziendale davvero efficace?

Per prima cosa partendo dai bisogni reali degli utilizzatori in azienda evitando di calare dall’alto un design bello ma poco funzionale e rigido nella messa in uso.

In secondo luogo bisogna diffondere cultura sullo slide master, ad esempio, io ho costruito dei workshop dedicati parte delle attività di training che svolgo in azienda.

Infine, credo che un buon template debba essere culturalmente considerato un punto di partenza e non un punto di arrivo.

Come ti trovi con il tuo PowerPoint template aziendale?