Come creare un template PowerPoint business

Ogni azienda che riconosce l’importanza di risparmiare tempo lavora con un template PowerPoint business per le presentazioni interne ed esterne.

Un buon template ti permette di risparmiare tempo e comunicare in maniera coerente.

Più efficiente nel senso di più veloce?

Certo, intendo proprio dire che con un corporate PowerPoint template aumenterai la tua produttività.

Con un template PowerPoint business fatto bene non dovrai più perdere tempo ad immaginare nuovi layout perché li troverai già pronti per essere utilizzati ed anzi, se sei capace di utilizzare lo slide master in PowerPoint, potrai addirittura sfruttare i layout esistenti per crearne di nuovi.

Nella guida – Template PowerPoint aziendale: perché non piace e come farlo funzionare – ti ho raccontato come partire da un layout di agenda da 6 capitoli e crearne uno coerente da soli 5 capitoli.

Solitamente, quando hai bisogno di un template PowerPoint business, contatti la tua agenzia grafica e glielo commissioni.

Sono pienamente d’accordo, ognuno deve fare il suo lavoro e tu non hai tempo da perdere ad improvvisarti PowerPoint Presentation Designer.

D’altro canto pero, può succedere che ti trovi a dover modificare rapidamente un PowerPoint template oppure a doverne realizzare uno semplice in tempi brevi per un evento in arrivo.

Potresti, ad esempio, realizzare un paio di layout essenziali, gettando le basi per un template coerente con le guideline di brand, e poi, superata l’urgenza inviarlo all’agenzia perché lo usi come base dalla quale ripartire per creare un template completo.

Sei capace di realizzare un semplice template PowerPoint business?

Se hai qualche dubbio o non sai proprio da dove partire, non ti preoccupare, non sei il solo.

Si tratta di un lavoro tecnico che richiede conoscenza delle guideline di brand ed, allo stesso, tempo conoscenze tecniche avanzate di PowerPoint e capacità grafiche notevoli.

Stai per gettare la spugna?

Aspetta, lascia che ti spieghi e vedrai che puoi ottenere dei risultati eccezionali.

Per realizzare un template PowerPoint business, la prima cosa da fare è accedere lo slide master e definire quali elementi inserire nel tema e quali nei layout.

Di cosa sto parlando?

Ti spiego subito.

Cos’é e come funziona lo slide master in PowerPoint?

Lo slide master è l’architettura di base di una presentazione in PowerPoint.

Immaginalo come se fosse lo scheletro di ogni presentazione efficace.

La cosa curiosa è che, non essendo direttamente visibile, spesso non si è consapevoli del fatto che lo si stia utilizzando.

Ti posso già dire che, anche se non sai di cosa sto parlando, sono anni che lo utilizzi.

Sorpreso?

In tal caso ti consiglio vivamente di leggere le prossime righe perché c’é una bella differenza tra utilizzare uno strumento in maniera consapevole ed utilizzarlo in maniera inconsapevole.

Entra nel menu views e clicca sul pulsante dello slide master

Che cosa vedi?

Prima di tutto nota che, in questa visualizzazione, le slide sono gerarchizzate, c’é una slide principale e tutte le altre al di sotto.

La slide principale è il tema della presentazione mentre le altre sono i layout.

Il tema controlla alcuni aspetti grafici dei layout che, a loro volta, ereditano queste proprietà direttamente dal tema.

Quindi, se posizioni un logo nel tema, vedrai che sarà automaticamente replicato, nella stessa posizione, su tutti i layout.

Prendi ad esempio il logo di Philip Morris International e posizionalo sul tema, ecco che lo troverai posizionato su tutti i layout.

Perché Philip Morris?

In realtà non sono un fumatore ma apprezzo molto il loro branding sia nella scelta di colori e tipografia sia nell’applicazione.

Infatti, mi piace molto la combinazione di azzurri e blue e trovo elegante la scelta dei font.

Credo sia stato fatto un lavoro molto Lean che traspare bene dal loro sito.

Facciamogli i complimenti e prendiamoli come esempio per questa guida.

Ma qual è il collegamento tra i layout e le slide con le quali sei abituato a lavorare quotidianamente?

Semplice, ed è proprio qui che sta la magia!

Un layout può controllare una o più slide e renderle tutte coerenti.

Pensaci un attimo.

Un tema è un insieme di layout che vengono applicati alle slide nelle quali poi tu inserisci i contenuti.

Puoi immaginarti i layout come delle gabbie per il tuo contenuto.

Il tema controlla i layout ed i layout controllano le slide. Quindi, una modifica applicata al tema sarà ereditata automaticamente da tutti i layout e, di conseguenza, da tutte le slide.

Infatti, se chiudi lo slide master e torni alla presentazione, noterai il logo posizionato in tutte le slide.

Per tornare alla modalità presentazione vai su Slide Master e clicca Close Master View.

Vedi che il logo è presente su tutte le slide?

Hai capito dove sta la magia dello slide master PowerPoint?

Pensaci un attimo.

Tu hai incollato il logo una volta sola, nella slide del tema ed il master lo ha automaticamente e coerentemente replicato su tutti i layout e poi su tutte le slide.

Se ora volessi spostarlo o rimpicciolirlo, ti basterebbe fare un’unica modifica al tema anziché modificare slide per slide.

Quanto tempo risparmiato, vero?

Se sei curioso di approfondire il funzionamento dello slide master devi assolutamente leggere: slide master PowerPoint: la guida completa per utilizzarlo al meglio.

Per essere in grado di creare un template PowerPoint business è fondamentale che tu sappia lavorare con lo slide master.

Andiamo avanti.

Quali sezioni compongono un template PowerPoint business?

Il mio team realizza ed aggiorna costantemente template PowerPoint business di grandi gruppi multinazionali e, per esperienza, posso dirti che ogni template è un progetto a se.

In che senso?

Nel senso che ogni azienda lavora in maniera diversa, comunica in maniera diversa e produce contenuti diversi.

Pertanto è necessario fare un lavoro di personalizzazione molto spinto per realizzare un template PowerPoint business che venga davvero recepito e porti in azienda efficienza nel modo di lavorare ed efficacia comunicativa.

Per me, il template PowerPoint business è come un abito su misura, e va trattato come tale.

Possiamo però identificare delle sezioni ricorrenti che faranno certamente parte di un buon template PowerPoint business.

Ti elenco le principali:

Cover

La slide di apertura della presentazione. Solitamente contiene il titolo, la data, il nome del relatore ed il logo.

In un template possono anche esserci diverse alternative che variano a seconda della business unit di riferimento.

Potrebbe cambiare l’immagine di sfondo o magari la palette colori.

In ogni caso, questa è la slide di apertura della presentazione.

Agenda

L’indice dei contenuti, capitolo per capitolo.

Potrebbe contenere anche dei sotto capitoli e, in presentazioni più strutturate, addirittura una breve descrizione di ogni sezione.

Section divider

Divide una sezione dall’altra in modo da rendere chiaro all’utente che si sta cambiando argomento.

Potrebbe avere una grafica che richiama l’agenda ed evidenzia la sezione di riferimento oppure potrebbe presentarsi come una copertina interna.

Content slides

Tutti i layout che servono agli utenti per inserire i contenuti della presentazione. Questa è la sezione con il maggior numero di layout a disposizione.

Back cover

La copertina di chiusura della presentazione. Spesso si caratterizza con un grazie e con i contatti del relatore o dell’azienda.

Tools (icone, mappe, immagini, bandiere)

Poco presenti ma, a mio avviso, di grande utilità in un buon template PowerPoint business.

Si tratta di una serie di strumenti pronti all’uso già all’interno della presentazione come icone, mappe vettoriali, bandierine.

Questa è una pratica molto comune nel mondo della consulenza in cui i temi aziendali includono quasi sempre tutti questi strumenti oltre a schemi e matrici tipiche di quel settore.

Per ovviare a chi si trovasse senza questa sezione nel proprio template PowerPoint business ho sviluppato una funzionalità aggiuntiva per PowerPoint che ho chiamato Graphic Library (MLC Assets).

Graphic Library (MLC Assets) è una libreria di tutti gli asset che possono servire a chiunque stia preparando una presentazione in PowerPoint.

Al momento puoi trovare milioni di immagini in alta risoluzione, gratuite e libere da copyright ed anche mappe vettoriali di tutti i paesi del mondo divisi per regioni e colorabili separatamente.

Puoi provare il MLC PowerPoint Add-in gratuitamente se lo desideri.

Realizziamo insieme una cover per il template PowerPoint business

È giunto il momento di sporcarci le mani, facciamolo insieme!

Realizziamo una cover per di esempio per un ipotetico template per Philip Morris International (da qui in avanti PMI).

Per prima cosa impostiamo il font della presentazione.

Che font utilizza PMI?

Sul sito ha scelto di utilizzare la famiglia di font “LATO” nelle sue versioni bold, light e semibold.

Sinceramente mi piace molto quindi utilizziamolo nella presentazione.

Nel menu slide master apri la finestra relativa ai font.

Applico Lato agli Heading e Lato Light ai Body.

Con questa semplice modifica tutta la presentazione adesso lavorerà sul nuovo font impostato, ovvero il font ufficiale del template PowerPoint business.

Hai notato che non occorre modificare il font slide per slide?

Ecco che lo slide master può rappresentare un fedele compagno che ti risparmia un sacco di lavoro.

Procediamo con il design della cover.

Nello slide master conviene sempre modificare layout già vicini a quello che stiamo cercando senza necessariamente doverne creare uno nuovo.

Posizionati quindi sul layout titolo del template di base di Microsoft.

Attivo la regola dei terzi direttamente dal MLC PowerPoint Add-in in modo da creare una griglia di progettazione grafica che mi guidi nell’applicazione delle proporzioni auree alla slide di cover.

Hai capito cosa ho detto, sai come si usa la regola dei terzi?

Se non sai di cosa sto parlando ti consiglio vivamente di leggere – Creare presentazioni PowerPoint efficaci con la regola aurea dei terzi.

Posiziono titolo e sottotitolo, ridimensionandoli sui due PowerPoint inferiori.

I circa 2/3 di spazio superiore potrebbero darci l’opportunità di inserire un’immagine. Per restare a tema cercherò su MLC Assets un’immagine del tabacco.

Ridimensiono l’immagine nelle proporzioni che la regola dei terzi mi impone.

Per farlo, imposto la cornice di ritaglio ai limiti della slide e la riempio con l’immagine tramite il riempimento automatico contenuto nel menu del ritaglio.

L’immagine è molto bella ma il verde no fa parte dei colori che possiamo utilizzare nella nostra presentazione.

Cosa facciamo?

Semplice, desaturiamo l’immagine e mandiamola in secondo piano per rendere il titolo visibile.

Applico un filtro del colore principale del brand.

Come si fa?

Seguimi.

Inserisco un rettangolo sopra l’immagine e gli do le stesse dimensioni dell’immagine utilizzando il Make Same Size di MLC PowerPoint Add-in.

Adesso, sovrappongo il box all’immagine con le funzioni di allineamento che ho predisposto nella mia Quick Access Toolbar in PowerPoint.

Se non hai ancora configurato la tua Quick Access Toolbar ti consiglio di farlo rapidamente seguendo il consiglio numero 2 della guida: 10 trucchi per realizzare presentazioni PowerPoint efficaci.

Questo rettangolo però non è del blu corporate di PMI quindi devo utilizzare un piccolo trucco.

Per prima cosa affianco il PowerPoint sul quale sto lavorando al sito internet di PMI dove trovo il colore ufficiale.

Con il contagocce coloro il rettangolo campionando direttamente il colore dal sito internet.

Pazzesco vero?

Sono riuscito a campionare il colore fuori da PowerPoint.

Se sei curioso di sapere come ho fatto, chiedimelo nei commenti e sarò felice di spiegartelo.

L’immagine però non si vede più!

La tecnica più comune è quella di dare una trasparenza intorno al box. In questo caso, applicherò una trasparenza del 40% per rendere visibile l’immagine dietro e non sbiadire troppo il corporate blu.

Ecco il filtro sull’immagine!

Il titolo pero non si legge quindi dobbiamo utilizzare un riempimento anche per il segnaposto del titolo.

Applichiamo il blu corporate anche ai testi ed assicuriamoci che il titolo sia in Lato ed il sottotitolo in Lato light.

Ci siamo quasi.

Aggiustiamo i campi del numero di pagina, del footer e della data in modo da renderli coerenti con il corporate template che stiamo sviluppando.

Non resta che applicare il logo e ci siamo!

Ecco un esempio di cover.

Proviamolo subito.

Esci dallo slide master e torna alla modalità presentazione.

Basterà selezionare il layout tra quelli disponibili ed applicarlo alla slide attiva.

Il layout è pronto per essere utilizzato.

Per attivare i campi del footer ti basterà entrare nell’apposito menu di gestione dei footer dal tab insert.

Ecco la nuova cover per il corporate template di PMI.

Ti piace?

Da ora in poi, ogni volta che si dovrà realizzare una presentazione basterà richiamare il layout e scrivere titolo e sottotitolo.

Capisci quanto tempo si risparmia e come la comunicazione diventa coerente grazie all’utilizzo di un corporate template?

Template PowerPoint business: Conclusioni

Realizzare un template PowerPoint business è un lavoro complesso ed articolato ma il ritorno è enorme in termini di aumento della produttività e coerenza nella comunicazione.

Per realizzare un corporate template bisogna essere in grado di sviluppare dei layout all’interno dello slide master di PowerPoint.

Una volta impostati tutti i layout sarà facilissimo per l’utente richiamarli ed utilizzarli al meglio.

Avrei potuto fare degli altri esempi di layout, se ti interessa chiedimeli nei commenti e saro’ contento di integrare l’articolo.