Visualizzazione dei dati con il data storytelling per presentazioni

Lavori a metà tra PowerPoint ed Excel importando tabelle e grafici per visualizzazione dei dati di business o analytics in generale? 

Se si, ci sono passato anch’io quando lavoravo in azienda. Questa guida è una sintesi di tutto cio che avrei voluto sapere quando mi trovavo al tuo posto. 

Gli analytics sono alla base del decision making strategico delle organizzazioni strutturate. Nel business credo che si dovrebbe sempre avvalere di tutti i dati possibili prima di intraprendere una decisione, ad esempio, di investimento. Le organizzazioni più strutturate hanno dei ruoli dedicati all’analisi ed alla presentazione delle performance.  

Oggigiorno la fame di dati al supporto delle decisioni è trasversale e riguarda praticamente ogni funzione aziendale: dalle funzioni di linea a quelle di staff.  

Mi capita spesso di lavorare con ruoli come il finance o l’accounting che mi inviano intere presentazioni fatte esclusivamente da grafici e tabelle.  

Ti stai chiedendo il perché? Certamente non vorranno che aggiunga qualche immagine per poter rendere più accativanti le loro tabelle!  

Cosa cercano allora?  

Cercano efficacia visiva e strategia comunicativa, perché, se ci pensi bene, dietro una tabella o un grafico ci sono dei messaggi che potrebbero supportare degli stakeholder nel prendere una decisione piuttosto che un’altra. 

La visualizzazione dei dati in PowerPoint può spesso fare la differenza tra successo o fallimento.

Se fino ad oggi hai pensato che il tuo ruolo preveda solo presentazioni numeriche e quindi il Lean Presentation Design non possa esserti d’aiuto, questa guida ti farà cambiare idea. 

Una presentazione fatta di tabelle e grafici puo’ mancare di interesse e risultare noiosa, puo’ mancare di progettazione del percorso visivo (dove vorresti che le persone guardino?), oppure potrebbe mancare di gerarchizzazione delle informazioni, o ancora semplicemente di una storia e quindi di un flusso accattivante.  

Tra le tante metodologie di data storytelling che puoi trovare online, ce n’è una che ha un approccio molto vicino al Lean Presentation Design ed è quello di Cole Nussbaumer Knaflic.  

Possiamo imparare dalla sua metodologia della visualizzazione dei dati in PowerPoint efficacemente e migliorare la forza delle tue presentazioni.

In Data Storytelling, Cole presenta un processo di ottimizzazione di qualsiasi grafico o tabella basato su 6 semplici step (il libro è ovviamente disponibile su Amazon):  

Step #1: Comprendi il contesto

Prima ancora di pensare a grafici, numeri o tabelle bisogna comprendere il contesto in cui si opera. La prima distinzione fondamentale è tra analisi esplorativa e analisi esplicativa.  

Solitamente in un processo di analisi, sintesi e la visualizzazione dei dati la fase in cui ti trovi a presentare è l’ultima, in cui dovresti fare visualizzazione dei dati del tuo lavoro.  

Il tuo lavoro, spesso comincia prima, con la fase esplorativa. Infatti, fare analisi di dati è un po’ come cercare un ago nel pagliaio: scavi tra i report, incroci i  numeri e cerchi di individuare un pattern o degli insight che ti permettano di identificare o comprendere le dinamiche di un problema e poter quindi fare una previsione.  

Cole, paragona l’analisi dei dati alla ricerca delle perle nelle conchiglie, spiegando che per trovarne una probabilmente devi aprirne cento e questo richiede tempo e fatica.  

Avendo svolto un lavoro faticoso, si cade spesso nell’errore di voler presentare tutto il process a supporto della scoperta finale. Come se raccontassi tutto il tempo speso nel pagliaio a cercare l’ago e tutti gli angoli in cui hai cercato senza successo.  

Tuttavia, il tuo ruolo è proprio quello di gestire questa complessità e presentare soltanto la soluzione, non tutto il lavoro che c’è stato dietro altrimenti renderai la presentazione insostenibile ed estremamente faticosa per chi ti ascolta che sta sperimentando le stesse frustrazioni che hai già patito tu durante l’attività di ricerca.  

Durante la presentazione devi raccontare la sintesi e fare luce sulle scoperte senza perdere altro tempo, concentrandoti quindi su quello che Cole definisce l’analisi esplicativa.  

Se hai già letto la guida Tabelle PowerPoint belle ed efficaci – la guida completa, è la stessa considerazione che facevo per spiegare che spesso non serve mostrare tutti i passaggi necessari a ricavare il numero che vuoi presentare ma bisogna concentrarsi sugli “actionable numbers”.  

Se hai già letto la guida “come creare tabelle efficaci in PowerPoint”, è la stessa considerazione che facevo per spiegare che spesso non serve mostrare tutti i passaggi necessari a ricavare il numero che vuoi presentare ma bisogna concentrarsi sugli “actionable numbers”.  

Insomma, tutti e soli quei numeri che ti servono per convincerli a prendere la decisione che vorresti che prendessero. Ricordati che il tuo ruolo, da presentatore è quello di raccomandare una decisione rispetto a tutte le altre.  

Per convincere chi, a fare cosa e come pensi di farlo?  

Queste sono le tre domande fondamentali alle quali devi rispondere per contestualizzare la tua presentazione rispetto alle persone che ti troverai di fronte.  

Il primo passo, quando prepari una presentazione, è conoscere bene le persone (WHO) che ti ascolteranno. Cole dice che non basta conoscerne il ruolo in accordo con quanto sostiene.

Secondo quanto affermato da Peter Cougher, autore del bestseller “The Art of Pitch“:

Compito difficile quello di conoscere la tua audience a questo livello di dettaglio, vero?  

Questa è una lettura che ti raccomando caldamente se ti capita di presentare in pubblico per il tuo lavoro (vedi il libro su Amazon). 

A mio parere, tutto cio’ che ti serve davvero conoscere del tuo pubblico sono le ragioni alla base resistenze al cambiamento.  

In Change Management si parla di resistenze al cambiamento quando si fa riferimento a tutti quegli stakeholder all’interno dell’organizzazione che si opporranno ad un potenziale cambiamento.

Dopotutto sappiamo che fare qualcosa di diverso rispetto a quanto abbiamo sempre fatto, in genere non ci piace molto, significa uscire dalla propria comfort zone e quindi ci mette a disagio.

Spesso il disagio nasce dalla necessità di prendere la decisione giusta (WHAT). Nel business, la posta in gioco puo’ essere anche molto alta e quindi la decisione puo’ essere difficile da prendere.  

Pensa ad una startup che sta presentando a degli investitori per raccogliere un finanziamento. Gli investitori sono alla disperata ricerca di progetti di qualità nei quali investire e moltiplicare i loro guadagni.  

Cosa succede se investono nella startup sbagliata?  

Nella maggior parte dei casi perdono il loro investimento.  

Quindi, gli investitori vogliono essere sicuri prima di prendere una decisione cosi importante. Ovviamente non possono prevedere il futuro, ma durante la presentazione di pitch probabilmente cercheranno di capire se il progetto punta ad un mercato interessante, se il team è solido, se si risolve un problema utile, se c’è qualche evidenza del fatto che le persone pagherebbero per risolvere lo specifico problema, ecc…(Startup pitch deck di successo per presentare una startup al meglio).

Tutti questi dubbi devono essere chiariti da chi presenta, altrimenti saranno, quasi sicuramente, oggetto di domande e discussioni.  

In generale, tutte queste riflessioni sono l’ostacolo che esiste tra la startup ed in finanziamento, cioè le ragioni che impediscono all’investitore di prendere la decisione di investimento, io le chiamo “Resistenze”.  

Qual è l’importanza delle resistenze?  

Semplice, se le conosci le puoi anticipare includendo le risposte in maniera strategica all’interno della tua presentazione (vedi l’approccio al Lean Presentation Design). 

Se, durante la presentazione riesci a superare le resistenze dell’audience, avrai buone probabilità che la tua raccomandazione sarà accettata.  

Una volta chiarita l’azione che vuoi che la tua audience (WHO) intraprenda a seguito della presentazione (WHAT), sei in grado di definire un flusso comunicativo che ti permetta di superare le resistenze e comunicare in maniera efficace (HOW).  

Devo sempre avere un obiettivo, non posso presentare solo per informare?  

Ritengo che una buona presentazione abbia sempre un obiettivo e quindi una call to action finale. Cole, fa notare che, in certi contesti organizzativi, tu possa non essere nella posizione di dire ai tuoi superiori cosa fare, cio non toglie pero che tu possa proporre un momento di discussione supportato dai risultati della tua analisi (e questa potrebbe essere la tua call to action). 

Ti invito ad osservare che tutto questo vale sia che tu la presentazione la stia facendo di presenza, sia che tu stia inviando il documento per email.

Cio che cambia è il livello di dettaglio dei contenuti.

Se presenti di persona (Live) avrai un maggior controllo della situazione poiché gestirai direttamente l’interazione con l’audience e quindi avrai bisogno di moltii meno dettagli.

Non posso sfruttare le slide per ricordarmi cosa devo dire dopo? 

Assolutamente no!

Non c’è niente di peggio di un relatore che non conosce il suo discorso e legge le side davanti a tutti, cosa pensi tu ogni volta che qualcuno ti legge le sue slide?

https://youtu.be/RYi8xWLJ8jQ

Devo memorizzare tutte le presentazioni che faccio?  

No, dopotutto sarebbe un lavoraccio e credo che per molti sarebbe insostenibile. Io, ad esempio, farei una fatica immensa per memorizzare una presentazione .  

Inoltre, considera che il momento in cui ti trovi a presentare, indipendentemetne dalla tua capacità di parlare in pubblico è un momento di stress.

In questi momenti, la memoria è il primo alleato ad abbandonarti. Quindi, potresti trovarti davanti alla tua audience senza più ricordarti cosa devi dire.  

Anche per questo motivo ti suggerisco di non imparare mai a memoria la presentazione. 

Io, personalmente mi supporto molto con la modalità presenter view di PowerPoint.  

Sai come funziona la presenter view? Io la trovo geniale! 

Pensa che ci sono degli eventi dove mi è capitato di annullare la presentazione per assenza della possibilità di utilizzare questa modalità. 

Con questa modalità PowerPoint proietta la slide corrente sul proiettore e sul tuo laptop ti permette di vedere sia la slide proiettata che quella successiva.  

Sapendo cosa viene dopo, è facile riuscire ad anticipare e dare continuità al discorso. Anticipando la slide successiva, comunicherai sicurezza e capacità di guidare il discorso, a differenza di tutti quei relatori che sembrano guidati dalle loro stesse slide. 

Quindi, preparati bene, perché ti deve bastare il colpo d’occhio sulla modalità presentatore per continuare a parlare, non vorrai certo fermarti a guardare lo schermo del tuo latpop davanti a tutti. Pero non imparare a memoria la presentazione, non serve a nulla ed è solo più rischioso. 

Potrebbe capitarti di arrivare in sala riunioni, pronto per proiettare ed imbatterti  un uno strumento chiamato clickshare. Quando avvii la connessione wireless con il clickshare non riuscirai a far partire la modalità presenter view e su entrambi gli schermi (pc e proiettore) si vedrà la stessa slide.  

Se è il tuo caso, non disperare, ho trovato una soluzione abbastanza semplice per attivare la presenter view anche in caso presentassi con il clickshare (PowerPoint visualizzazione relatore con Clickshare) .

Quindi, concentrati sulla tua audience, comprendi le loro resistenze alla tua proposta e definisci una flusso comunicativo valido per superarle senza lasciare alcun dubbio.  

Step #2: Scegli una visualizzazione adeguata

Cole si concentra su 12 modalità di visualizzazione dei dati della tua analisi, commento quelli che ritengo più frequenti nelle presentazioni e che quindi potresti incontrare più frequentemente.   

Simple text

Se hai dei numeri da presentare, non significa che tu debba necessariamente utilizzare un grafico o una tabella.  

Specialmente quando si tratta di numeri piccoli, una valida alternativa è giocare con la grafica del testo e sfruttare la tipografia per risolvere il problema.  

L’esempio che segue sta confrontando quanti utenti utilizzano le Stories di Instragram rispetto a Snapchat (i numeri sono di esempio).

In alto al grafico troverai un titolo ed un sottotitolo e sotto al grafico troverai un commento che spiega il messaggio.  

Ti faccio una domanda: se serve tutto questo testo per spiegare il messaggio, non pensi che il grafico possa non essere sufficientemente esplicativo? 

L’alternativa è utilizzare solo testo, formattato in maniera intelligente.  

Grazie all’uso del testo, ho messo subito in chiaro il messaggio chiave. Inoltre ho sintetizzato i due numeri e messo in evidenza la loro differenza.

Ho ipotizzato che il messaggio fosse comunicare la forza di Instagram rispetto a Snapchat e che quindi non fosse importante mantenere numeri assoluti.

Se ci fai caso, ho messo in evidenza anche delle parole chiave che facessero risaltare subito il messaggio.  

Table

Ti capita mai di avere delle tabelle nelle tue presentazioni? Quando lavoravo nel marketing di una multinazionale in FMCG mi capitava quotidianamente.  

Idealmente è sconsigliabile utilizzare tabelle all’interno delle presentazioni, ma il mio approccio è molto pragmatico e provenendo dal mondo del business mi rendo conto che sia un problema da affrontare non da evitare.  

Per questo motivo ho dedicato a questo argomento una delle guide più lette del blog: Tabelle PowerPoint belle ed efficaci – la guida completa.

Cole suggerisce semplicemente di pulire le tabelle il più possibile facendo risaltare i contenuti ed eliminando bordi e riempimenti il più possibile.

Mi trovo perfettamente d’accordo sulla necessità di potrare in primo piano i contenuti e rimuovere tutti gli elementi di disturbo.  

Heatmap

Excel permette di applicare la formattazione condizionale alle tabelle.  

Questa è una buona tecnica per individuare rapidamente i numeri più alti o più bassi all’interno della tabella. Saranno i colori a guidarti.  

Io mi trovo spesso ad utilizzare la formattazione condizionale soprattutto nella fase di esplorazione, cioè quando analizzo i dati per trovare delle spiegazioni a degli avvenimenti. 

Quindi, come aiutano me ad estrarre subito il messaggio dai numeri, aiuteranno la tua audience a capirti a colpo d’occhio.  

Scatterplot

Grafico molto diffuso in ambito scientifico e business.  

Si usa principalmente per mostrare la correlazione tra due variabili come, ad esempio, la correlazione tra il prezzo della limonata e la temperatura.

In questo caso sarebbe davvero difficile comprendere la correlazione tra questi numeri analizzando la tabella.  

Graficando i numeri su uno scatterplot le relazioni saranno chiarissime a colpo d’occhio. 

Il grafico suggerisce che il prezzo della limonata crescere al crescere della temperatura.  

Come vedi, questo tipo di grafico puo essere molto utile anche in fase di esplorazione, non solo in fase di presentazione.  

Line

I grafici a linea sono utili per comparare più serie dei dati che evolvono, ad esempio, nel tempo.  

Prendi l’andamento delle quote di mercato di un gruppo di competitor.

Anche i grafici a linee si possono ottimizzare, applicando una serie di piccoli accorgimenti che vedremo più avanti in questo articolo. 

Slopegraph

Grafico che non ho mai visto in una presentazione quindi evito di commentarlo. Se pero’ dovessi essere interessato ad approfondire ti consiglio la lettura del libro di Cole.  

Bars

Famiglia di grafici numerosa con diverse tipologie tutte molto frequenti nel mondo del business e delle presentazioni in generale. 

Per prima cosa, Cole ci tiene a sottolineare l’uso etico di questo tipo di grafici nella comunicazione.  

Se ti stai chiedendo come un grafico possa essere utilizzato in modo poco etico, è esattamente quello che mi sono chiesto io la prima volta che ho letto Data Storytelling.  

Ho trovato curioso questo concetto ed è per questo che te lo voglio mostrare.

Immagine di avere due barre che rappresentino due percentuali. Ti potrei dire che il cambiamento da A a B è stato radicale ed ha portato un importante incremento.

Tuttavia, se osservi con attenzione l’asse delle ordinate ti rendi subito conto che non parte da zero e questo fa si che la differenza tra le due barre sia molto più marcata.

Cosa succede se riporto l’asse delle ordinate su una scala che inizia da zero?  

La differenza tra le due barre si è notevolmente assottigliata, hai visto? 

Chiaramente sta a te capire quando e come utilizzare questa tecnica, Cole invita alla prudenza ed espone un esempio utilizzato in politica in USA piuttosto curioso nel secondo capitolo di Data Storytelling.  

Il grafico a barre verticale è uno dei più comuni da incontrare nelle presentazioni.  

Funziona molto bene perché è facile determinare la lunghezza di un segmento rispetto ad un altro. Diventa invece più complessa la fruizione quando si aggiungono più categorie.  

Un altro grafico abbastanza comune ma di leggibilità più complessa è il grafico chiamato “Stacked vertical bar“.  

Cole giustamente evidenzia la difficoltà a comparare i segmenti gli uni con gli altri ed io mi trovo perfettamente d’accordo. 

Questi grafici possono esistere anche in versione orizzontale. Nello specifico, Cole sostiene che il grafico a barre orizzontali sia da preferire rispetto a quello a barre verticali perché, le persone leggono da sinitra a destra e risulta quindi più facile da processare.  

Aggiungo che noi esseri umani siamo lettori orizzontali e cioè ci viene più facile leggere da un lato all’altro che da sopra a sotto (almeno nella parte di mondo dove mi trovo io). Vista l’importanza di imparare a guidare lo sguardo dell’audience all’interno delle tue slide ho dedicato un periodo a fare degli studi di eye tracking sulle presentazioni ed ho pubblicato i risultati nella guida che spiega come controllare il percorso visivo delle persone nelle tue presentazioni. 

Infine, non puo’ mancare all’appello il temibilissimo waterfall chart, incubo di tutti gli analisti alle prime armi per la sua complessa realizzabilità tramite le app di office negli anni.  

In realtà, oggi è semplicissimo da realizzare sia in Excel che in PowerPoint.  

Uno dei casi d’uso in cui capita di vederlo spesso sono i piani strategici a lungo termine, in cui ogni categoria corrisponde ad un anno e con questo grafico vengono mostrati gli incrementi di performance di anno in anno.  

Esiste anche un addin per PowerPoint storicamente conosciuto per facilitare la realizzazione dei Waterfall e si chiama ThinkCell, vedi il video che segue.

Square area

Cole dice di non utilizzare quasi mai, salvo rare eccezioni, i grafici ad area perché sono poco leggibili. Condivido pienamente il punto ed aggiungerei che non mi capita quasi mai di trovarli in una presentazione quindi procediamo con il prossimo esempio e se dovessi essere curioso ti lascio leggere il libro di Cole. 

Pie Chart

Come puo’ essere che ti stia parlando giusto del grafico a torta per utlimo? Non te lo saresti aspettato tra i primi in cima alla classifica?  

Il motivo è semplice ed è legato al fatto che Cole non approva completamente questo tipo di grafico.  

Guarda la torta qui sotto e dimmi qual è, a tuo avviso, la fetta più grande tra C e D? 

La domanda non è difficile, è la risposta che diventa molto difficile in una situazione in cui non si riesce a raffontrare un segmento con un altro a meno di inserire le data label sulle fette.  

Per questo motivo infatti Cole suggerisce di non usare il 3D ed io aggiungo che il 3D è un concetto che andrebbe proibito nelle presentazioni nella maggior parte dei casi: non aggiunge valore, fa perdere tempo ed i risultati che si ottengono sono sempre mediocri. 

Se lo avessimo guardato in 2D invece sarebbe stato più facile identificare la fetta più piccola a mio avviso.  

Per questo, a differenza di Cole, non escludo completamente l’utilizzo dei grafici a torta, ma ti invito ad usarli facendo sempre una verifica che si percepiscano bene le relazioni tra le fette (quale è più grande). 

Un ultimo commento va alla gestione dell’asse secondario, ma questo lo commento solo su richiesta tramite commento di questo post. Il primo che me lo richiede nei commenti avrà unaspiegazion ed una raccomandazione.  

Step #3: Elimina la confusione  

Stai monitorando l’andamento delle quote di mercato della tua azienda rispetto ai due competitor principali nei 4 trimestri dell’anno appena trascorso.

A e B sono i competitor con i quali ti raffronti. Per visualizzare meglio il contesto decidi di graficare la tabella tramite delle linee.

Ti sembra chiaro questo grafico?  

Se ci pensi un attimo, questo è esattamente il risultato di default che Excel ti restituisce quando grafichi quella tabella.  

Come possiamo ottimizzarlo per migliorarne l’efficacia visiva?  

Comincia col rimuoeve i bordi del grafico che non aggiungono alcun valore e generano rumore.  

Allo stesso modo, rimuovi le griglie. 

Vedi come già risaltano le linee rispetto a prima che sembravano ingabbiate nella griglia?  

Elimina i marker che non aggiungono alcun valore. Come giustamente fa notare Cole, i marker non sono proibiti e non ti stiamo raccomandando di eliminarli sempre ma di utilizzarli solo quando veramente ti servono.  

Per eliminarli devi cambiare tipo di grafico.  

Il risultato è un grafico molto più pulito e snello. 

Adesso, applica un colore che metta in risalto la tua azienda rispetto alle altre.  

Mettere in risalto la tua azienda è fondamentale per porre la linea al centro dell’attenzione ma A e B che sono rimaste di sfondo adesso sono praticamente indistinguibili tramite la legenda.

Inoltre, leggere la legenda in basso per poi ricondurre lo sguardo alla curva giusta sul grafico ti fa perdere parecchio tempo.  

Non lasciare che gli occhi della tua audience cerchino, fa in modo che abbiano già le informazioni vicine e facili da reperire.  

Assegna il nome alle linee, coerente nel colore, posizionato alla fine di ogni linea. Cosi facendo hai anche potuto eliminare la legenda che non faceva altro che aggiungere confusione. 

Aggiungi infine le label numeriche ed elimina l’asse delle ordinate.  

Rendi i colori coerenti, collegando numeri, linee ed etichette di testo.  

Hai visto come, pochi semplici accorgimenti, possano cambiare radicalmente la leggibilità di un grafico? Ti lascio confrontare il prima e dopo con la prossima immagine. 

Ripulisci i tuoi grafici seguendo la stessa logica del Lean Presentation Design: utilizza solo gli elementi che servono alla comunicazione, elimina gli abbellimenti.  

Step#4: Attira l’attenzione dove vuoi 

L’attenzione dell’audience si attira principalmente con il contrasto che puoi creare, ad esempio ma non solo, con un uso intelligente dei colori.  

Nell’ambito di questo esempio ho mantenuto il focus sulla tua azienda facendone risaltare la curva nel tempo grazie all’applicazione del colore principale.  

Se invece avessi voluto parlare della crescita esplosiva del competitor A, come avresti potuto attirare l’attenzione sulla sua curva?

Avresti potuto creare un forte distacco grazie all’uso del colore complementare all’arancione principale. 

In questo esempio, si vede chiaramente, come lo stesso grafico, con gli stessi numeri possa prestarsi meglio a certi messaggi a seconda degli elementi che vengono messi in risalto. Ti lascio leggere il libro di Cole che illustra in maniera estesa diverse tecniche per creare visibilità intorno a certi elementi piuttosto a degli altri.  

Step#5: Pensa come un designer  

Nel 1979 James Gibson ne “Un approccio ecologico alla percezione visiva” definisce il concetto di “Affordance” (invito all’uso) come la qualità fisica di un oggetto che suggerisce a un essere umano le azioni appropriate per manipolarlo.  

Una tazzina con un manico laterale suggerisce di impugnare il manico come un pavimento suggerisce di camminarci sopra.

In sostanza, ogni oggetto, se concepito adeguatamente non dovrebbe lasciare dubbi in merito al suo utilizzo.

Quando ottimizziamo l’esperienza utente nelle nostre presentazioni grazie al Neuro Presentation Design stiamo rendendo le slide cosi intutitive che non potrebbero essere intese in altro modo.  

Possiamo fare la stessa cosa sui grafici?

Direi proprio di si!

Guarda il grafico che abbiamo disegnato precedentemente.

È assolutamente chiaro il modo in cui debba essere letto? Cioè il messaggio si evince al colpo d’occhio?  

A mio avviso, non ancora.

Prova a rielaborare il titolo come segue.

Sfrutta adesso il colore principale per creare contrasto e similarity (come sfruttare 4 principi base del design per migliorare drasticamente le tue presentazioni). 

Infine, Cole suggerisce di utilizzare il principio dell’allineamento per creare uniformità e coesione nelle linee del grafico.  

Per te questo si traduce nell’allineamento a sinistra del titolo. 

A differenza dello step precedente, pensare come un designer significa progettare avendo in mente le necessità dell’utilizzatore finale. 

L’obiettivo è disegnare cosi bene da non lasciargli dubbi sul messaggio che vuoi passare.  

  Step#6: Racconta una storia  

Ormai è abbastanza riconosciuto che le storie hanno una forza comunicativa enorme nel mondo della comunicazione.  

Per essere precisi, non condivido l’idea di introdurre sempre una storia all’interno di ogni presentazione. Ormai si vedono presentatori che entrano in sala riunioni e raccontano storie personali, barzellette, ecc. Pensando che questo sia fondamentale per risvegliare l’audience all’inizio della presentazione.  

Sebbene sia senz’altro corretto cercare di aggangciare l’audience all’inizio poiché dopo qualche minuto potrebbe già essere troppo tardi (vedi, non è una storiella personale che fa necessariamente la differenza.  

La vera forza delle storie risiede nella loro struttura narrativa che, se applicata ad una presentazione o ad un grafico, fa seriamente la differenza (Tecniche di storytelling per presentazioni – caso studio). 

Io e Cole utilizziamo due modelli di storytelling differenti ma entrambi siamo d’accordo sugli elementi principali alla base di una struttura narrativa efficace:  

• L’introduzione di un contesto e di un protagonista 
• La presentazione della crisi, del problema che costringe il protagonista ad intraprendere un percorso di cambiamento 
• Lo svolgimento della trama che costringe il protagonista ad acquisire nuove abilità o realizzare una nuova consapevolezza per poter risolvere il problema 
• La parte finale della storia  

Come si applica tutto questo al mondo dei grafici?  

Semplicemente raccontando i fatti sulle orme di un interessante filone narrativo.

Seguimi che ti mostro l’esempio.

Inizialmente potresti introdurre il contesto della tua azienda che non sta andando benissimo rispetto ai propri competitor e che ce n’è uno in particolare che sta crescendo in maniera preoccupante.  

In realtà, il competitor A cresce solo per il lancio di una nuova campagna pubblicitaria e ritieni che l’effetto non durerà a lungo. La tua azienda invece non ha falle a livello strutturale per le quali dovrebbe cedere ulteriormente mercato. Infatti, già nel secondo trimestre si puo notare una stabilizzaizone delle quote. Per questo motivo proponi di restare concentrati sul lungo termine e di ignorare picchi nel breve termine.  

La strategia di lungo termine ti da’ ragione e premia.

In sintesi ho utilizzato due slide in più con il grafico leggermente modificato (in PowerPoint) per raccontarti la storia di quello che è successo.  

Conclusioni 

Grafici e tabelle possono essere degli strumenti fenomenali al supporto della comunicazione. Tuttavia, vengono spesso utilizzati in mainiera inefficace e questo causa la frustrazione dell’audience e l’inefficacia della comunicazione stessa.  

In Data Storytelling, Cole, propone una metodologia che ben si sposa con l’approccio Lean alle presentazioni.  

L’approccio è fondato su 6 step di ottimizzazione: 

1. Comprendi il contesto 
2. Scegli una visualizzazione adeguata
3. Elimina la confusione 
4. Attira l’attenzione dove vuoi
5. Pensa come un designer
6. Racconta una storia

Hai già provato questa metodologia sui tuoi grafici? Lasiamo un commento, cosi ne parliamo.  

FONTI

5 Clever Ways to Present Data Effectively in PowerPoint

7 Data Presentation Tips: Think, Focus, Simplify, Calibrate, Visualize++

5 Tips For Better Data Presentation

5 Commandments for Presenting Data in PowerPoint

Presenting Data in PowerPoint |PresentationLoad Blog 

Creative ways of presenting Data in PowerPoint

Presenting data in PowerPoint and Prezi

Creative ways of Presenting Data in PowerPoint Presentations

Presenting data in PowerPoint – The performance Ideas Blog 

How to Present Data in PowerPoint

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